Transportaufträge automatisch einlesen, auch ohne EDI
Ihre Kunden schicken Aufträge per E-Mail, Excel oder PDF, und Ihr Disponent tippt sie ab. Wir lesen diese Aufträge automatisch in Ihr TMS ein – ohne dass Ihr Kunde EDI braucht oder etwas ändern muss.
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Kein EDI, also wird abgetippt
EDI ist der Standard zwischen großen Verladern und Transportunternehmen. Viele Kunden eines Transportunternehmens haben aber kein EDI und werden es für ein einzelnes Transportunternehmen auch nicht einführen. Sie schicken ihre Aufträge so, wie sie es immer tun: eine E-Mail mit einer Excel-Liste, ein PDF-Auftragsformular aus dem eigenen System oder einfach ein paar Zeilen Text in der Mail.
Bei Ihnen kommt die Mail an, und jemand überträgt die Daten ins TMS: Ladeadresse, Entladeadresse, Datum, Anzahl Paletten, Gewicht, Referenz. Auftrag für Auftrag. Das kostet jeden Tag Zeit, und jeder abgetippte Auftrag birgt das Risiko eines Tippfehlers in der Postleitzahl oder eines falschen Datums – was Sie erst merken, wenn der Fahrer vor verschlossener Tür steht.
Die gute Nachricht: Für eine automatische Auftragserfassung ist EDI nicht nötig. Wenn die Aufträge eines Kunden immer ungefähr gleich ankommen, lassen sie sich auch automatisch einlesen.
Welche Aufträge wir automatisch einlesen
- E-Mail mit Excel- oder CSV-Anhang: die Auftragsliste, die der Kunde aus seinem eigenen System zieht
- PDF-Auftragsformular mit festem Layout, zum Beispiel aus dem ERP des Kunden
- Aufträge im E-Mail-Text, wenn der Kunde immer denselben Aufbau verwendet
- Dateien in einem Ordner: Exporte, die ein Kunde auf einem SFTP- oder FTP-Server ablegt
- Kundenportal oder Webformular: Aufträge, die Kunden selbst erfassen
- Die API Ihres Kunden, sofern vorhanden
Ihr Kunde liefert Aufträge weiter so an, wie er es gewohnt ist. Der Auftrag steht automatisch in Ihrem TMS, ohne dass ihn jemand abtippt.
Von der E-Mail zum Auftrag in Ihrem TMS, in vier Schritten
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01
Empfangen
Aufträge gehen an einer festen Adresse ein, zum Beispiel auftraege@ihre-firma.de, oder in einem festen Ordner. Ihr Kunde schickt sie dorthin statt an den Disponenten.
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02
Auslesen und übersetzen
Je Kunde legen wir fest, wo jede Angabe steht und wie sie in Ihr TMS gehört: welche Spalte die Entladeadresse ist, wie das Datum geschrieben wird, welche Referenz zu welchem Feld gehört. Das nennt man Mapping.
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03
Prüfen
Jeder Auftrag wird geprüft, bevor er weitergeht: Ist die Postleitzahl gültig, liegt das Datum nicht in der Vergangenheit, ist der Kunde bekannt? Stimmt etwas nicht, landet der Auftrag auf einer Ausnahmeliste und Sie erhalten eine Meldung. Ein fehlerhafter Auftrag verschwindet nicht unbemerkt in der Disposition.
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04
Übernahme in Ihr TMS
Der freigegebene Auftrag gelangt über die API oder die Importfunktion direkt in Ihr TMS, bereit zur Disposition. Auf Wunsch erhält Ihr Kunde automatisch eine Bestätigung.
Was Sie das Abtippen kostet
Ein Rechenbeispiel: Ein Disponent, der 40 Aufträge pro Tag überträgt und dafür im Schnitt 3 Minuten pro Auftrag braucht, ist damit 2 Stunden pro Tag beschäftigt. In einem Monat mit 21 Arbeitstagen sind das gut 40 Stunden: eine volle Arbeitswoche pro Monat nur fürs Abtippen.
Hinzu kommen die Kosten von Fehlern: eine vergessene Ladebordwand, ein falsches Entladedatum, eine nachträgliche Rechnungskorrektur. Wie viel Sie konkret einsparen, hängt von Ihren Mengen ab. Das rechnen wir im Kennenlerngespräch gern mit Ihnen durch.
Wann wählen Sie welchen Ansatz?
Automatisch einlesen ohne EDI
- Ihr Kunde hat kein EDI und wird es auch nicht einführen
- Aufträge kommen per E-Mail, Excel, CSV oder PDF
- Sie möchten schnell Ergebnisse, ohne Projekt beim Kunden
Eine echte EDI-Anbindung
- Ihr Kunde oder Verlader arbeitet bereits mit EDIFACT oder XML
- Es werden große Mengen an Nachrichten ausgetauscht
- Auch Statusmeldungen und Rechnungen sollen automatisch zurückgehen
Oft ist es beides: EDI mit den großen Verladern, automatisches Einlesen für den Rest. Sie müssen sich nicht entscheiden – wir entwickeln und betreuen beides. Mehr zum Standard lesen Sie unter EDI-Anbindung und Was ist EDI?
Was wir von Ihnen brauchen, um zu starten
Sie müssen keinen Projektplan schreiben und Ihre Kunden nicht vorab informieren. Um zu beurteilen, was automatisch möglich ist, genügt uns:
- Eine Handvoll Beispielaufträge des Kunden, der die meisten Aufträge schickt – genau so, wie sie ankommen: die E-Mail, die Excel-Datei oder das PDF.
- Welches TMS Sie nutzen und ob es eine API oder Importfunktion hat. Wenn Sie das nicht wissen, klären wir es.
- Eine grobe Schätzung der Mengen: wie viele Aufträge pro Tag oder Woche und von wie vielen verschiedenen Kunden.
Damit zeigen wir Ihnen, welche Aufträge vollautomatisch laufen können, welche eine Prüfung brauchen und wie viel Zeit Ihnen das pro Monat spart. Erst danach entscheiden Sie, ob Sie weitermachen möchten. Läuft der erste Kunde, geht es bei den nächsten schneller: Die Prüfungen und die Schnittstelle zu Ihrem TMS stehen dann bereits.
Aufträge automatisch einlesen – kurz beantwortet
Muss mein Kunde etwas ändern?
Nein. Ihr Kunde liefert seine Aufträge weiter so an, wie er es gewohnt ist. Das Einzige, was sich manchmal ändert, ist die E-Mail-Adresse, an die die Aufträge gehen.
Funktioniert das auch mit PDF-Auftragsformularen?
Ja, wenn das PDF immer denselben Aufbau hat, etwa ein Auftragsformular aus dem System des Kunden. Wechselt das Layout von Auftrag zu Auftrag stark oder handelt es sich um den Scan eines handschriftlichen Formulars, landet dieser Auftrag auf der Ausnahmeliste, statt dass geraten wird.
Was passiert, wenn ein Auftrag nicht stimmt?
Dann geht er nicht automatisch weiter. Er kommt auf eine Ausnahmeliste und Sie erhalten eine Meldung, damit jemand kurz draufschaut. So landet kein unvollständiger oder fehlerhafter Auftrag in der Disposition.
Mit welchem TMS funktioniert das?
Mit Mendrix, Transpas, Qargo und anderen Systemen mit API oder Importfunktion. Siehe auch unsere TMS- und WMS-Schnittstellen.
Wie schnell läuft das?
Das hängt von der Anzahl der Kunden und Formate ab. Meist beginnen wir mit dem Kunden, der die meisten Aufträge schickt; dieser ist in der Regel innerhalb weniger Wochen live. Wie wir eine Schnittstelle aufsetzen, lesen Sie unter Arbeitsweise.
Was kostet das?
Das hängt von der Anzahl der Kunden, den Formaten und Ihrem TMS ab. Wir klären das vorab für Sie, damit Sie wissen, woran Sie sind, bevor Sie etwas entscheiden.
Wird bei Ihnen noch abgetippt?
Schicken Sie uns ein paar Beispielaufträge Ihres größten Kunden. Wir zeigen Ihnen unverbindlich, wie diese automatisch in Ihr TMS gelangen können.