Transportorders automatisch inlezen, ook zonder EDI
Uw klanten sturen orders per e-mail, Excel of PDF en uw planner tikt ze over. Wij lezen die orders automatisch in uw TMS in, zonder dat uw klant EDI nodig heeft of iets hoeft te veranderen.
Vrijblijvend · reactie binnen één werkdag
Geen EDI, dus wordt er overgetypt
EDI is de standaard tussen grote verladers en vervoerders. Maar veel klanten van een transportbedrijf hebben geen EDI, en gaan dat ook niet aanschaffen voor één vervoerder. Zij sturen hun orders zoals ze dat altijd doen: een e-mail met een Excel-lijstje, een PDF-opdrachtbon uit hun eigen systeem, of gewoon een paar regels tekst in de mail.
Bij u komt die mail binnen en iemand neemt de gegevens over in het TMS: laadadres, losadres, datum, aantal pallets, gewicht, referentie. Order voor order. Dat kost elke dag tijd, en elke overgetypte order is een kans op een tikfout in een postcode of een verkeerde datum, die u pas merkt als de chauffeur voor een dichte deur staat.
Het goede nieuws: voor automatische orderinvoer is EDI niet nodig. Als de orders van een klant steeds ongeveer hetzelfde binnenkomen, kunnen ze ook automatisch worden ingelezen.
Welke orders wij automatisch inlezen
- E-mail met Excel- of CSV-bijlage: de orderlijst die de klant uit zijn eigen systeem haalt
- PDF-opdrachtbon met een vaste opmaak, bijvoorbeeld uit het ERP van de klant
- Orders in de tekst van de e-mail, als de klant steeds dezelfde opbouw gebruikt
- Bestanden in een map: exports die een klant op een SFTP- of FTP-server zet
- Klantportaal of webformulier: orders die klanten zelf invoeren
- De API van uw klant, als die er een heeft
Uw klant blijft orders aanleveren zoals hij gewend is. De order staat automatisch in uw TMS, zonder dat iemand hem overtypt.
Van e-mail naar order in uw TMS, in vier stappen
-
01
Ontvangen
Orders komen binnen op een vast adres, bijvoorbeeld orders@uwbedrijf.nl, of in een vaste map. Uw klant stuurt ze daarheen in plaats van naar de planner.
-
02
Uitlezen en vertalen
Per klant leggen we vast waar elk gegeven staat en hoe het in uw TMS hoort: welke kolom het losadres is, hoe de datum is geschreven, welke referentie bij welk veld hoort. Dat heet mapping.
-
03
Controleren
Elke order wordt gecontroleerd voordat hij doorgaat: is de postcode geldig, is de datum niet in het verleden, is de klant bekend? Klopt er iets niet, dan komt de order op een uitzonderingenlijst en krijgt u een melding. Een foute order verdwijnt niet stilletjes in de planning.
-
04
Inschieten in uw TMS
De goedgekeurde order komt via de API of de importfunctie rechtstreeks in uw TMS, klaar om te plannen. Desgewenst krijgt uw klant automatisch een bevestiging terug.
Wat overtypen u kost
Een rekenvoorbeeld: een planner die 40 orders per dag overneemt en daar gemiddeld 3 minuten per order over doet, is daar 2 uur per dag mee bezig. Over een maand met 21 werkdagen is dat ruim 40 uur: een volle werkweek per maand aan overtypen.
Daar komen de kosten van fouten nog bij: een vergeten laadklep, een verkeerde losdatum, een factuurcorrectie achteraf. Hoeveel het bij u scheelt, hangt af van uw aantallen. Dat rekenen we in het kennismakingsgesprek graag met u door.
Wanneer kiest u welke aanpak?
Automatisch inlezen zonder EDI
- Uw klant heeft geen EDI en gaat dat niet regelen
- Orders komen per e-mail, Excel, CSV of PDF
- U wilt snel resultaat, zonder traject bij de klant
Een echte EDI-koppeling
- Uw klant of verlader werkt al met EDIFACT of XML
- Er gaan grote aantallen berichten heen en weer
- Ook statussen en facturen moeten automatisch terug
Vaak is het allebei: EDI met de grote verladers, automatisch inlezen voor de rest. U hoeft niet te kiezen, wij bouwen en beheren beide. Meer over de standaard leest u bij EDI-koppelingen en wat is EDI.
Wat wij van u nodig hebben om te beginnen
U hoeft geen projectplan te schrijven of uw klanten vooraf in te lichten. Om te beoordelen wat automatisch kan, hebben we genoeg aan:
- Een handvol voorbeeldorders van de klant die de meeste orders stuurt, precies zoals ze binnenkomen: de e-mail, de Excel of de PDF.
- Welk TMS u gebruikt en of er een API of importfunctie aan staat. Weet u dat niet, dan zoeken wij het uit.
- Een ruwe schatting van de aantallen: hoeveel orders per dag of week, en van hoeveel verschillende klanten.
Daarmee laten we u zien welke orders volledig automatisch kunnen, welke een controle nodig hebben en wat dat u per maand aan tijd oplevert. Pas daarna besluit u of u verder wilt. Staat de eerste klant eenmaal, dan gaan de volgende sneller: de controles en de koppeling met uw TMS liggen er dan al.
Orders automatisch inlezen, kort beantwoord
Moet mijn klant iets veranderen?
Nee. Uw klant blijft zijn orders aanleveren zoals hij gewend is. Het enige wat soms verandert, is het e-mailadres waar de orders naartoe gaan.
Werkt het ook met PDF-opdrachtbonnen?
Ja, als de PDF steeds dezelfde opbouw heeft, zoals een opdrachtbon uit het systeem van de klant. Wisselt de opmaak sterk per order, of is het een scan van een handgeschreven bon, dan gaat die order naar de uitzonderingenlijst in plaats van dat er gegokt wordt.
Wat gebeurt er als een order niet klopt?
Dan gaat hij niet automatisch door. Hij komt op een uitzonderingenlijst en u krijgt een melding, zodat iemand er even naar kijkt. Zo belandt er geen halve of foute order in de planning.
Met welk TMS werkt dit?
Met Mendrix, Transpas, Qargo en andere pakketten met een API of importfunctie. Zie ook onze TMS- en WMS-koppelingen.
Hoe snel draait het?
Dat hangt af van het aantal klanten en formaten. We beginnen meestal met de klant die de meeste orders stuurt; die staat doorgaans binnen enkele weken live. Hoe we een koppeling opzetten, leest u bij onze werkwijze.
Wat kost het?
Dat hangt af van het aantal klanten, de formaten en uw TMS. We brengen het vooraf voor u in kaart, zodat u weet waar u aan toe bent voordat u iets besluit.
Wordt er bij u nog overgetypt?
Stuur ons een paar voorbeeldorders van uw drukste klant. We laten vrijblijvend zien hoe die automatisch in uw TMS kunnen komen.