EDI-koppeling voor uw TMS: orders, statussen en facturen automatisch
Een EDI-koppeling automatiseert de berichtuitwisseling tussen uw TMS en uw klanten, vervoerders en platforms. Orders, transportopdrachten, statussen en documenten stromen automatisch door — zonder overtypen, zonder fouten.
Vrijblijvend · reactie binnen één werkdag
Uw planning praat rechtstreeks met die van uw klant
EDI (Electronic Data Interchange) is de gestandaardiseerde, automatische uitwisseling van zakelijke berichten — orders, transportopdrachten, statussen en documenten — tussen uw systeem en dat van uw ketenpartners. Geen e-mails met PDF's die iemand moet overtypen, maar berichten die rechtstreeks in beide systemen worden ingelezen. Onbekend met de begrippen? Bekijk ons EDI-begrippen woordenboek.
Wij ontwerpen, bouwen en beheren die koppelingen voor transport- en logistiekbedrijven. U blijft werken in het TMS dat u kent; wij zorgen dat het foutloos communiceert met de rest van de keten.
Formaten
Protocollen
Welke berichten wij koppelen
- Orders & orderbevestigingen (ORDERS, ORDRSP)
- Transportopdracht & vrachtbrief (IFTMIN)
- Statusberichten (IFTSTA)
- Facturen (INVOIC)
- Voorraad- & mutatieberichten
- Validatie & foutrapportage
Minder fouten, kortere doorlooptijd en geen dubbele invoer — uw planning praat rechtstreeks met die van uw klant.
Welk bericht doet wat in een transportketen
In transport draait EDI om een handvol vaste berichten. Elk bericht hoort bij een moment in de rit. Zo ziet de keten eruit bij een verlader die een vervoerder inschakelt:
De transportopdracht: laad- en losadres, tijdvensters, colli, gewichten, referenties en bijzonderheden als ADR.
De status van de zending: geladen, onderweg, afgeleverd of een afwijking, met tijdstip en eventueel de naam van de ontvanger.
De factuur, per rit of per periode, met regels die de verlader automatisch tegen zijn eigen orders kan leggen.
Een bestelling en de bevestiging daarvan, bijvoorbeeld tussen een groothandel en zijn magazijn.
De vooraanmelding van een levering (ASN), zodat het ontvangende magazijn weet wat er komt.
Niet elke partner stuurt EDIFACT. Veel verladers werken met een eigen XML- of CSV-formaat, en in Nederlands wegtransport wordt ook het TLN-formaat gebruikt. Voor de koppeling maakt dat weinig uit: wij vertalen het formaat van de partner naar wat uw TMS kan inlezen, en andersom. Alle begrippen staan in ons EDI-woordenboek.
Eén order, van opdracht tot factuur
Neem een verlader die een vervoerder elke dag dertig transportopdrachten stuurt. Met EDI loopt dat zo:
-
01
De opdracht komt binnen
Het systeem van de verlader stuurt een IFTMIN via AS2 of SFTP. Wij vertalen hem naar een order in uw TMS, met de juiste klant, adressen en tijdvensters. Een wijziging of annulering werkt dezelfde order bij.
-
02
De planner plant
De order staat direct op het planbord, zonder overtypen. Klopt er iets niet, bijvoorbeeld een onbekend adres, dan wordt dat gemeld voordat de rit vertrekt.
-
03
De statussen gaan terug
Laadt of lost de chauffeur, dan gaat er automatisch een IFTSTA naar de verlader. Die ziet in zijn eigen systeem dat de zending onderweg of afgeleverd is.
-
04
De factuur volgt vanzelf
Aan het eind van de periode gaat de factuur als INVOIC naar de verlader, met regels die precies aansluiten op zijn orders. Dat scheelt discussie over wat er wel en niet is gereden.
Wanneer EDI, en wanneer een API
EDI en een API doen hetzelfde, namelijk gegevens automatisch tussen twee systemen uitwisselen, maar op een andere manier. EDI werkt met vaste, afgesproken berichten die vaak in batches worden verstuurd. Een API is een directe, realtime verbinding waarbij het ene systeem het andere om gegevens vraagt of iets aanlevert.
Kies EDI als…
uw partner het al gebruikt, wat bij grote verladers, retailers en platforms meestal zo is. U sluit dan aan op een bestaande standaard, en de partner hoeft niets nieuws te bouwen.
Kies een API als…
het snel moet, bijvoorbeeld een status die binnen een minuut bij de klant moet zijn, of als beide systemen een moderne API hebben. Zie API-integraties.
In de praktijk combineren we ze vaak: orders van een verlader via EDI, statussen van een charter via zijn API, en alles komt op dezelfde plek in uw TMS binnen. Heeft een klant helemaal geen EDI of API, dan kan het ook: zie orders automatisch inlezen zonder EDI. Meer uitleg over het verschil staat op wat is EDI.
Wat een EDI-koppeling kost en hoe lang het duurt
Een eerlijk antwoord begint met: dat hangt af van een paar dingen die we snel in kaart hebben. Een standaard koppelvlak staat doorgaans binnen enkele weken live. Het verschil tussen een eenvoudige en een grote koppeling zit bijna altijd in dezelfde punten:
- Het aantal berichtstromen. Alleen orders binnen is minder werk dan orders, statussen en facturen in beide richtingen.
- Of het formaat van de partner standaard is. Een IFTMIN volgens een gangbare specificatie is sneller te koppelen dan een eigen formaat zonder documentatie.
- Wat uw TMS kan inlezen. Een pakket met een goede import of API scheelt veel tijd, zie onze pagina’s over TMS en WMS koppelen.
- Hoe snel er testberichten zijn. In de praktijk is wachten op testgegevens van een partner de grootste vertraging, niet het bouwen.
- Beheer na livegang. Wij monitoren de koppeling en passen hem aan als een partner zijn berichten verandert. Dat maakt de koppeling onderdeel van een doorlopende afspraak, niet van een eenmalig project.
Na een eerste gesprek krijgt u van ons een voorstel met een vaste prijs voor de bouw, zodat u vooraf weet waar u aan toe bent. Hoe we dat aanpakken, staat bij onze werkwijze.
EDI-koppelingen in het kort
Wat is het verschil tussen EDI en een API-koppeling?
EDI werkt met gestandaardiseerde berichten (vaak batchgewijs) en is de norm tussen verladers, vervoerders en platforms. Een API-koppeling is realtime en bidirectioneel. Vaak combineren we beide. We adviseren wat past bij uw partners. Meer uitleg: wat is EDI. Gaat het om ritten die u uitbesteedt, zie dan koppeling met vervoerders.
Werkt EDI met mijn bestaande TMS?
Vrijwel altijd. We koppelen standaard met pakketten als Mendrix, Transpas en Qargo, en bouwen maatwerk waar nodig.
Hoe lang duurt een EDI-implementatie?
Een standaard koppelvlak staat doorgaans binnen enkele weken live. We brengen eerst uw systemen en berichtstromen in kaart — zie onze werkwijze.
Moet ik zelf EDI-software aanschaffen?
Nee. Wij verzorgen de vertaling en de verbinding met uw partners. Uw TMS hoeft alleen de orders te kunnen inlezen en de statussen te kunnen uitgeven, en dat kunnen de meeste pakketten.
Mijn klant vraagt om AS2. Wat betekent dat?
AS2 is een beveiligde manier om EDI-berichten via internet te versturen, met certificaten en een ontvangstbevestiging per bericht. Wij regelen de AS2-verbinding met uw klant, u hoeft er zelf niets voor in te richten. Zie ook EDI-begrippen.
Wat gebeurt er als een bericht fout is?
Een bericht dat niet klopt, wordt tegengehouden en gemeld in plaats van half verwerkt. Wij zien dat meestal eerder dan uw planner, en lossen het op met u of met de partner.
Wilt u uw EDI-berichten automatiseren?
Plan een vrijblijvende kennismaking. We kijken samen naar uw systemen en partners en wat een koppeling u oplevert.