Wat is EDI?
EDI (Electronic Data Interchange) is het geautomatiseerd en gestandaardiseerd uitwisselen van zakelijke berichten — orders, transportstatussen en facturen — rechtstreeks tussen de computersystemen van twee partijen, zonder handmatige invoer.
De betekenis van EDI in één alinea
EDI staat voor Electronic Data Interchange: twee bedrijven wisselen zakelijke documenten uit in een vast, machineleesbaar formaat, zodat het ene systeem het bericht van het andere direct kan inlezen en verwerken. In plaats van e-mails met PDF's die iemand moet overtypen, stromen orders, statussen en facturen automatisch tussen de systemen door.
De berichten volgen een afgesproken standaard — in transport is dat meestal EDIFACT — zodat beide partijen precies weten hoe elk veld eruitziet. De losse termen leggen we uit in ons EDI-begrippen woordenboek.
Hoe werkt EDI?
Bij EDI zet het bronsysteem een document om in een afgesproken formaat, verstuurt het via een beveiligd protocol, en leest het ontvangende systeem het bericht automatisch in. In grote lijnen:
- Bericht opstellen — uw systeem maakt een bericht in een standaardformaat zoals EDIFACT, XML of JSON.
- Versturen — het bericht gaat via een beveiligd protocol zoals AS2 of SFTP naar de andere partij.
- Inlezen — het ontvangende systeem leest het bericht automatisch in, verwerkt het en stuurt vaak een bevestiging terug.
De vertaalslag tussen het formaat van uw systeem en dat van uw partner heet mapping — het hart van een betrouwbare koppeling.
Voorbeeld: zo ziet een EDI-bericht eruit
Een EDIFACT-bericht is niet bedoeld om door mensen gelezen te worden, maar met wat uitleg is het goed te volgen. Hieronder een vereenvoudigde vervoersopdracht (IFTMIN): een verlader vraagt een vervoerder om twee pallets op te halen.
UNH+1+IFTMIN:D:04A:UN' BGM+610+ORD12345+9' DTM+137:202610121200:203' NAD+CZ+++Verlader BV+Industrieweg 1+Enschede++7521AA+NL' NAD+CN+++Ontvanger BV+Havenstraat 5+Rotterdam++3011AA+NL' GID+1+2:PX' MEA+AAE+G+KGM:850' UNT+8+1'
- UNH / UNT — begin en eind van het bericht, met het berichttype IFTMIN en het aantal regels.
- BGM — wat voor document het is, met het ordernummer van de verlader.
- DTM — de datum en tijd van het bericht.
- NAD — de adressen: CZ is de afzender, CN de ontvanger.
- GID / MEA — de lading: twee pallets met een brutogewicht van 850 kilo.
Elke regel heet een segment en eindigt met een apostrof. Welke segmenten verplicht zijn en wat elke code betekent, leggen de twee partijen vast in een berichtspecificatie. In de praktijk bevat een vervoersopdracht ook laad- en lostijden, referenties en bijzonderheden zoals ADR.
EDI-standaarden in de logistiek: EDIFACT, EANCOM en XML
Een EDI-standaard legt vast hoe een bericht is opgebouwd. In de Europese logistiek komt u vooral deze tegen:
- EDIFACT — de internationale standaard van de Verenigde Naties, met berichttypen als IFTMIN, IFTSTA en INVOIC. In het Europese transport de meest gebruikte.
- EANCOM — een deelverzameling van EDIFACT, beheerd door GS1. Gangbaar in de retail, bijvoorbeeld voor orders en verzendberichten (DESADV) naar distributiecentra.
- XML en eigen formaten — veel verladers en platforms gebruiken een eigen XML-, CSV- of JSON-formaat. In Nederlands wegtransport wordt ook het TLN-formaat gebruikt.
- ANSI X12 — de Noord-Amerikaanse tegenhanger van EDIFACT. In Nederland komt u die vooral tegen bij Amerikaanse klanten.
Welke standaard u gebruikt, bepaalt meestal uw handelspartner. Twee bedrijven die allebei "EDIFACT" zeggen, gebruiken vaak toch net een andere invulling. Daarom hoort bij elke EDI-verbinding een afgesproken specificatie per partner.
EDI in transport & logistiek: welke berichten?
In transport draait EDI om een paar vaste stromen tussen verlader, vervoerder en platform: de opdracht, de status, de factuur en, vanuit het magazijn, de verzendmelding.
- Vervoersopdracht — de zending met alle transportdetails (IFTMIN).
- Statusberichten — opgehaald, onderweg, afgeleverd (IFTSTA).
- Facturen — geautomatiseerde facturatie (INVOIC).
- Verzendmelding / pakbon — wat er precies onderweg is, vaak gevraagd door retailers (DESADV).
Wilt u deze berichten automatisch uitwisselen met uw klanten of vervoerders? Dan is een EDI-koppeling laten maken de volgende stap. Wij bouwen en beheren die op maat, ook tussen uw magazijn en transport — zie TMS en WMS koppelen.
EDI in retail-logistiek
Wie levert aan supermarkten, bouwmarkten of grote webwinkels, krijgt bijna altijd met EDI te maken. Retailers willen orders elektronisch versturen en verwachten vooraf een verzendmelding (DESADV) met precies wat er op welke pallet staat, vaak gekoppeld aan een SSCC-palletlabel volgens de GS1-standaard.
Voor een vervoerder of logistiek dienstverlener betekent dat: de gegevens uit het magazijn en het transport moeten op tijd en in het juiste formaat bij het distributiecentrum zijn. Klopt de verzendmelding niet, dan kan een levering bij het distributiecentrum worden geweigerd of vertraagd.
EDI vs. API
EDI en een API doen allebei aan systeemkoppeling, maar verschillen in vorm. EDI werkt met gestandaardiseerde berichten die vaak in batches worden uitgewisseld en is de norm tussen verladers, vervoerders en platforms. Een API is realtime en op verzoek. In de praktijk combineert u ze vaak.
De volledige vergelijking — met formaten en protocollen — staat in ons EDI-begrippen woordenboek.
Alternatieven voor EDI
Niet elke klant of partner kan EDI sturen, en voor een kleine stroom is EDI soms te zwaar. Er zijn alternatieven die hetzelfde doel halen: geen overtypen meer.
- Een API — realtime en flexibel, als beide systemen er een hebben. Zie logistieke API-koppelingen.
- Orders inlezen uit e-mail, Excel of PDF — de orders van uw klant worden automatisch uitgelezen en in uw TMS gezet. Zie transportorders automatisch inlezen.
- Bestandsuitwisseling — een CSV- of XML-bestand dat op vaste momenten via SFTP wordt klaargezet en opgehaald.
Waarom EDI?
- Minder fouten — geen handmatig overtypen
- Snellere doorlooptijd
- Lagere verwerkingskosten
- Betrouwbaar in productie
Wat is EDI — kort beantwoord
Is EDI hetzelfde als een API?
Nee. EDI gebruikt gestandaardiseerde berichten (vaak batchgewijs); een API is een realtime koppelvlak. Ze sluiten elkaar niet uit — in transport combineert u ze vaak.
Heb ik EDI nodig voor mijn transportbedrijf?
Als u regelmatig orders, statussen of facturen uitwisselt met klanten, vervoerders of platforms, bespaart EDI u fouten en tijd. Hebben uw klanten geen EDI? Dan kunnen hun orders ook automatisch worden ingelezen zonder EDI. Twijfelt u? Leg uw situatie aan ons voor.
Wat is EDIFACT?
EDIFACT is de internationale EDI-standaard van de Verenigde Naties en in het Europese transport de meest gebruikte. IFTMIN, IFTSTA en INVOIC zijn EDIFACT-berichten. Zie ook EDIFACT in ons woordenboek.
Wat kost een EDI-koppeling?
Dat hangt af van uw systemen en de berichten die u wilt uitwisselen. We brengen het vooraf in kaart — zie onze EDI-koppelingen.
Klaar om EDI in te zetten?
Vertel ons met welke systemen en partners u wilt koppelen. We denken vrijblijvend mee over de beste aanpak.